Özel Kalem, İzmir Tınaztepe Üniversitesi Mütevelli Heyet Başkanı ve Rektörünün etkin ve verimli bir şekilde çalışmalarını sürdürebilmesi için gerekli ortamı sağlar. Verilen talimatlar doğrultusunda günlük çalışma programını hazırlar, yapılacak görüşmeleri düzenler ve yurt içi ile yurt dışı görevlerinin organizasyonunu gerçekleştirir. Ayrıca, temsil ve protokol hizmetlerinin doğru bir şekilde yürütülmesinden sorumludur.

Rektör adına dini ve milli bayramlar ile özel gün kutlamaları için tebrik kartlarını gönderir ve önemli duyuruları yapar. Rektör ve Rektör Yardımcılarının protokol, ziyaret ve tören işlerinin eksiksiz şekilde yerine getirilmesini sağlar. Rektörlük Makamının telefon görüşmelerini düzenler, randevu taleplerini iletir. Makama sunulan yazıları, yazışma kuralları açısından kontrol eder ve gerekli düzeltmeleri yaparak imzalanan, havale edilen ya da işi tamamlanan yazıları ilgili yerlere gönderilmesini sağlar.

Özel Kalem ile ilgili konularda kurum içi yazışmalar yapar; kayıt, havale, dosyalama ve takip işlemleri ile Makamın tebrik, teşekkür, başsağlığı gibi yazışmalarını yürütür. Gerekli durumlarda kriz anlarında hızlı çözüm üretir, düzenlemeleri yapar ve böylece Rektörlük Makamının işleyişinde herhangi bir aksaklık yaşanmasının önüne geçer.